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Domea
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Die Bezirksregierung Münster plant die behördenweite Einführung und Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems.1. Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Unter dem Begriff "Dokumentenmanagementsystem" versteht man ein IT-gestütztes System zur Verwaltung, Aufbewahrung und Bearbeitung von elektronischen Dokumenten. Neben der digitalen Archivierung bieten DMS auch Bearbeitungsfunktion wie Versionierung, Sperren, Unterstützung beim Erfassen, Verarbeiten, Verwalten, Archivieren und Wiederfinden von Dokumenten und deren Inhalten.
2. Was sind die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems?
Das Nebeneinander von Papierakte, Umlaufmappe, Outlook, File-System usw. entfällt zugunsten einer einheitlichen vollständigen – elektronischen – Akte.
DMS bieten einen sofortigen und parallelen Zugriff auf die elektronisch vorliegenden Unterlagen.
Einsparung von Transport- und Wegezeiten.
schnellere Recherchemöglichkeiten und vollständigere Ergebnisse.
höherer Komfort bei der Sachbearbeitung durch umfangreiche Informationsbereitstellung.
Optimierung der Zusammenarbeit (über Standorte hinweg).
Verbesserung der Transparenz durch elektronische Laufwegsnachweise.
3. Was bedeutet DOMEA®?
Der Begriff DOMEA® umfasst zwei verschiedene Aspekte:
- Technisches Konzept der Koordinierungs- und Beratungsstelle für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) zur Aktenführung im elektronischen Geschäftsgang.
- Ein Produkt für ein Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem DOMEA® der Firma OpenText GmbH
4. Was bedeutet elektronische Vorgangsbearbeitung mit DOMEA® ?
Mit dem Vorgangs- und Dokumentenmanagementsystem DOMEA® wird die elektronische Aktenbearbeitung eingeführt. Dazu gehören u. a.:
- die elektronische Aktenbearbeitung,
- die Nutzung einer elektronischen Laufmappe (Abbildung verschiedener Laufwege in DOMEA®)
- die Konzipierung eines Moduls zur Posteingangsbehandlung (von der Posteingangsstelle über Vorgesetzte zum Sachbearbeiter)
